E-mails: A estrutura definitiva para melhorar suas vendas

ESCOLHENDO O SISTEMA DE E-MAIL MAIS ADEQUADO

Não importa qual o ramo. Você, que deseja vender mais, precisa diferenciar o seu negócio dentre os concorrentes. E não me refiro apenas à qualidade do produto ou serviço vendido. É preciso se diferenciar no atendimento, desde o primeiro contato com o cliente. Precisa transmitir confiança, segurança, conhecimento e rapidez – tudo ao mesmo tempo.

google-apps-for-workE para tal, é necessário possuir as ferramentas adequadas. Nos tempos atuais, é necessário possuir bons equipamentos – computador, smartphone – e também bons serviços agregados – conexão à internet, telefonia, e por mais que possamos julgar que todos são iguais…. é necessário um bom sistema de e-mails. Apesar de haverem surgido inúmeras novas possibilidades de comunicação, o e-mail continua a ser usado, e sem qualquer previsão de cair em desuso principalmente por empresas, devido a um conjunto de características que nenhuma outra forma de comunicação até então conseguiu superar.

Pouco ou nada adianta ter o melhor produto, o melhor atendimento, prazo de entrega, preço, etc…. Se o seu e-mail falhar. Propostas normalmente são enviadas por e-mail, bem como a comunicação de detalhes importantes. O e-mail é literalmente o correio eletrônico, é onde as negociações ficam salvas por escrito, e você precisa poder confiar plenamente na ferramenta. Importante também é poder acessar todos os seus e-mails a partir de qualquer dispositivo, a qualquer momento, em qualquer lugar. Tem coisa mais irritante do que precisar responder rapidamente um e-mail importante para o fechamento de um negócio e você não conseguir localizar determinada mensagem, ou tentar enviar uma mensagem e esta demorar ou mesmo nunca chegar ao cliente? Eu já passei por dificuldades deste tipo, e perdi negócios importantes.

Diferentes estruturas dos serviços de e-mail

Normalmente não nos aprofundamos nos detalhes dos sistemas de e-mail – simplesmente contratamos, criamos as contas e começamos a usar. É comum, inclusive, pensarmos que todos os sistemas são parecidos ou mesmo iguais.

Um item importante é a robustez do(s) servidor(es) de e-mail. Quando você contrata um plano de hospedagem simples para seu domínio, é muito provável que este seja hospedado por uma estrutura pequena, possivelmente com um único servidor de e-mail, e com recursos bastante limitados – pouco espaço para suas mensagens, processamento das mensagens compartilhado com a hospedagem do site, entre outros. Sim, o e-mail até vai funcionar – mas muito provavelmente você não poderá utilizar o e-mail de forma sincronizada com seu celular, tablet e computador. Muito provavelmente terá de perder tempo escolhendo de tempos em tempos quais mensagens devem permanecer e quais deverão ser removidas para economizar espaço. E no caso de o servidor precisar parar para manutenção ou travar por qualquer motivo, você não consegue enviar ou receber mensagens. Sem contar que quando “der pau” no computador, corre o risco de perder todas as mensagens, e isso tenho certeza de que você não deseja que aconteça.

Mas, para nossa alegria, existem serviços de e-mail mais robustos, com excelente estrutura, com muito espaço e processamento, e que permitem a utilização nos mais diversos dispositivos, de forma sincronizada e simultânea. Dentre os principais estão o Google Apps For Work (o que eu utilizo e recomendo), o Microsoft Exchange Online e o Zoho Mail. Segue abaixo principais características de cada um:

Google Apps for Work – O mais completo e poderoso sistema de e-mails existente no mundo, para o qual empresas de todos os portes (e até profissionais liberais e pessoas físicas) tem migrado. Permite utilizar toda a infraestrutura e aplicativos do Gmail em sua conta personalizada – por exemplo: usuario@empresa.com.br. Utilize o Drive (planilhas, agenda, editor de texto semelhante ao Microsoft Office), Google Keep, e muitos outros – tudo incluso no preço – e com espaço para nunca mais ter de apagar um e-mail. Utilize do celular, tablet ou computador, de forma sincronizada. Seu preço é calculado pela quantidade de contas de e-mail utilizadas – são US$ 5,00 mensais por conta (ou US$ 4,17 com fidelidade de 12 meses). Considerando apenas a economia com licenças de Office, a tranquilidade por não ter problemas com vírus e não precisar se preocupar com backup, os 5 dólares mensais já se pagam com folga. É o sistema que eu também utilizo, e desde o ano de 2008 não utilizo mais os aplicativos da Microsoft (Word, Excel, Powerpoint)…

Microsoft Exchange Online – Permite utilizar o sistema de e-mail Exchange, da Microsoft (não inclui aplicativos extras). Funciona também de forma sincronizada. São R$ 17,50 por conta, com fidelidade de 12 meses.

Zoho – Intermediário entre o Google Apps e o Microsoft Exchange Online. Permite utilizar até 25 contas gratuitamente em cada domínio, de forma sincronizada entre celular, tablet e computador. Mesmo suas mensagens enviadas através do celular estarão na pasta Enviados ao acessar pelo computador, por exemplo, assim como nos sistemas mencionados acima.

Mas eu já tenho provedor para meu site e e-mails… Posso mesmo assim usar um destes sistemas de e-mail?

Pode sim! Alguns provedores até poderão se negar, mas tecnicamente é possível, sim. Garanto porque possuo provedor de hospedagem, e meus clientes, na quase totalidade, utilizam Google Apps. Caso seu provedor se negue a realizar a integração, fale comigo, que terei prazer em hospedar seu domínio.

Gostaria de saber mais sobre estas maravilhosas estruturas de e-mail e mais vantagens que você terá ao utilizá-las? Entre em contato comigo através do e-mail contato@lucianolessa.com.br.

Grande abraço, e bons negócios!